Prosedur Pencatatan Identitas Bayi Baru Lahir di RS Menurut Kemenkes

1. Proses dan persyaratan data untuk pencatatan identitas bayi baru lahir

Freepik/KamranAydinov

Untuk pencatatan identitas bayi yang baru lahir akan terbagi menjadi tiga proses, yakni create patient data (membuat data pasien), get patient data (mengambil data pasien), dan update/patch patient data (memperbarui data pasien).

Sementara untuk mencatat pasien bayi baru lahir di sistem, ada beberapa data minimum yang harus disertakan. Berikut adalah penjelasan mengenai data yang wajib diisi:

• Identifier: identitas yang digunakan oleh pasien, yaitu NIK dan NIK ibu.

• Name: nama bayi baru lahir yang diberikan oleh keluarga atau berdasarkan penamaan dari fasilitas kesehatan, seperti "Bayi Ny. [Nama Ibu]".

• Birth Date: tanggal lahir dengan format YYYY-MM-DD.

• Birth Place: informasi mengenai tempat kelahiran bayi.

• Gender: jenis kelamin bayi baru lahir harus dicatat dengan pilihan male atau female.

• Nomor Kartu Keluarga: nomor administrasi yang diterbitkan oleh DUKCAPIL.

• Multiple Birth Integer: untuk bayi kembar, data ini akan menunjukkan urutan kelahiran (misalnya 1 untuk yang pertama, 2 untuk yang kedua). Untuk kelahiran tunggal, maka menggunakan angka 0.

• Address: alamat bayi dapat disesuaikan dengan alamat orangtua dan terdiri dari jenis alamat (biasanya rumah), alamat lengkap, nama kota, kode pos, negara, dan kode administratif wilayah. 

• Telecom:  informasi kontak yang dapat dihubungi, seperti telepon atau email.

• Marital Status: untuk bayi baru lahir, status pernikahan dicatat dengan S (Never Married).

• Citizenship Status: menyatakan status kewarganegaraan bayi, apakah WNI atau WNA.

Semua data di atas wajib diisi untuk memastikan kelengkapan dan validitas informasi pasien bayi baru lahir.

2. Persyaratan data untuk orang terkait (ibu/ayah)

Freepik/KamranAydinov

Selain data bayi baru lahir, data orang yang berkaitan dengan pasien bayi baru lahir (misalnya ibu atau ayah) juga harus lengkap dan sesuai standar. Berikut adalah persyaratan data untuk orang yang terkait dengan bayi baru lahir:

• ID Related Person: identitas orang yang terkait dengan bayi baru lahir (ibu/ayah), yaitu berupa UUID (Universal Unique Identifier) dari sistem FHIR (Fast Healthcare Interoperability Resources).

• Related Person’s Identifier: identitas orang terkait (ibu/ayah) berupa nomor IHS 

• Patient’s Identifier: identitas bayi itu sendiri, yakni nomor IHS bayi.

• Relationship Type: menyatakan hubungan antara orang yang terkait dengan pasien, seperti ibu atau ayah.

• Name: nama lengkap dari orang yang terkait (nama ibu atau ayah).

• Gender: jenis kelamin orang yang terkait, yaitu male atau female.

• Birth Date: tanggal lahir orang yang terkait dalam format YYYY-MM-DD.

• Address: alamat tempat tinggal orang yang terkait.

• Phone Number: nomor telepon orang yang terkait yang dapat dihubungi.

Data ini penting untuk mengidentifikasi orang yang bertanggung jawab atau terkait dengan bayi baru lahir secara administratif dan medis.

3. Alur pencatatan identitas bayi baru lahir

Freepik/pressfoto

Membuat data bayi baru lahir dalam sistem SATUSEHAT (platform integrasi data kesehatan individu antar fasyankes) memerlukan beberapa langkah. Proses ini dimulai dengan pencarian data ibu bayi untuk memastikan bahwa informasi sudah tersedia dalam sistem. 

Lebih lengkapnya, berikut adalah alur pencatatan identitas bayi baru lahir:

• Langkah 1: Mencari Informasi Ibu

Cari data ibu menggunakan nomor IHS atau NIK ibu. Jika nomor IHS tidak ditemukan, buat data pasien ibu menggunakan POST Create Patient Record dengan NIK.

Setelah data ibu diverifikasi oleh DUKCAPIL, sistem akan menghasilkan nomor IHS yang baru.

• Langkah 2: Membuat Data Bayi Baru Lahir

Dengan data ibu yang sudah terdaftar, langkah selanjutnya membuat record bayi baru lahir. Data yang digunakan mencakup NIK ibu, nama, tanggal lahir, jenis kelamin, alamat, dan informasi lainnya.

Proses pemeriksaan duplikasi dilakukan berdasarkan nama, tanggal lahir, jenis kelamin, dan urutan kelahiran. Jika tidak ada duplikasi, nomor IHS bayi akan dibuat.

• Langkah 3: Membuat Data "Related Person" (Orang Terkait)

Setelah data bayi dibuat, selanjutnya membuat record related person untuk menghubungkan record ibu dengan bayi. Data ini mencakup nomor IHS ibu, nomor IHS bayi, nama ibu, tanggal lahir ibu, jenis kelamin ibu, alamat ibu, dan nomor telepon ibu.

4. Alur mendapatkan data bayi baru lahir di SATUSEHAT

Freepik/rawpixel.com

Untuk memperoleh data pasien bayi baru lahir di SATUSEHAT, fasyankes (fasilitas pelayanan kesehatan) dapat memilih beberapa opsi sesuai dengan jenis informasi yang tersedia.

Berikut adalah beberapa opsi mendapatkan data bayi baru lahir di SATUSEHAT:

• Opsi 1: menggunakan nomor IHS untuk mendapatkan data langsung dari SATUSEHAT.

• Opsi 2: menggunakan NIK untuk mencari data bayi baru lahir atau menggunakan informasi nama, tanggal lahir, dan jenis kelamin untuk mencari data.

• Opsi 3: menggunakan NIK ibu untuk mendapatkan data bayi baru lahir atau menggunakan informasi ibu (nomor IHS Ibu atau kombinasi NIK, nama, dan tanggal lahir) untuk mendapatkan informasi terkait bayi.

5. Langkah update data pasien bayi baru lahir

Pexels/Oleg Magni

Fasyankes dapat memperbarui data pasien bayi baru lahir jika belum mempunyai NIK sebelumnya dan belum divalidasi oleh DUKCAPIL Data yang bisa diperbarui termasuk NIK, nama lengkap, tanggal lahir, tempat lahir, jenis kelamin, alamat, status pernikahan, dan kewarganegaraan.

Berikut adalah alur memperbarui data pasien baru lahir:

• Memperbarui data pasien baru lahir menggunakan nomor IHS bayi untuk mendapatkan data pasien.

• Mengirim data yang ingin diperbarui melalui API PATCH Patient.

• Data yang wajib dikirimkan adalah nomor IHS pasien dan data existing pasien (nama lengkap pasien, tanggal lahir pasien, jenis kelamin pasien)

• Data baru (untuk memperbarui data) bisa memilih salah satu atau beberapa variabel, yakni NIK, nama lengkap, tanggal lahir, jenis kelamin, alamat, status pernikahan, tempat lahir, dan kewarganegaraan.

• Jika data existing pasien yang dikirimkan tervalidasi, maka pembaruan data akan dilanjutkan.

• Jika terdapat nomor NIK, maka NIK, nama lengkap, dan tanggal lahir wajib diisi dan akan divalidasi ke DUKCAPIL.

• Jika tidak terdapat NIK, maka data akan diperbarui sesuai dengan variabel data yang dikirimkan.

6. Proses verifikasi data pasien bayi baru lahir

Freepik/pressfoto

Untuk meningkatkan keakuratan data kesehatan, ada beberapa data NIK yang perlu diverifikasi oleh DUKCAPIL sebagai single source of truth (SSOT). Berikut adalah proses verifikasi data bayi baru lahir:

• Opsi 1: NIK Pasien

Verifikasi NIK dilakukan saat membuat data pasien baru atau memperbarui informasi NIK. Data yang diverifikasi mencakup NIK, nama lengkap, tanggal lahir, jenis kelamin, kode provinsi, kode kabupaten/kota, kode kecamatan, dan kode desa/kelurahan.

Data pasien kemudian akan diverifikasi ke DUKCAPIL. Jika data record pasien telah terverifikasi, maka data tersebut akan disimpan di Master Data Pasien.

• Opsi 2: NIK Ibu dari Bayi Baru Lahir

Verifikasi ini dilakukan saat NIK ibu digunakan untuk bayi baru lahir. Prosesnya adalah dengan cara mengecek data di MPI.

Jika tidak ditemukan, maka akan dikirim ke DUKCAPIL untuk diverifikasi. Data yang diverifikasi meliputi NIK ibu dan nama ibu. Jika NIK dan nama tidak cocok, maka NIK Ibu tidak dapat digunakan.

Demikian informasi mengenai pencatatan identitas bayi baru lahir di RS menurut Kemenkes.

Pencatatan identitas bayi baru lahir merupakan langkah awal yang sangat penting untuk memastikan hak-hak administratif dan kesehatan si kecil terpenuhi sejak awal kehidupan.

Semoga membantu, ya, Ma!

Baca juga:

• 7 Jenis Pemeriksaan untuk Bayi Baru Lahir
• 5 Jenis Pemeriksaan Penting yang Perlu Dilakukan pada Bayi Baru Lahir
• 3 Jenis Skrining Bayi Baru Lahir yang Penting bagi Kesehatan si Kecil